如何与老板沟通


  • 作者: 发表于:2015年12月06日21:30 阅读次数:7482

大部分人进入职场后通常很快就会发现:好好把事情做好固然重要,但通过正确的沟通方法让老板了解你的努力、或是避免偶尔的犯错在老板心底留下负面印象,其实是跟工作能力一样重要的!与老板、上司沟通,聪明的上班族应遵循哪些准则?
  
  1.了解老板的沟通习惯
  
  每个人都有自己习惯的沟通模式。比方说有的老板喜欢亲力亲为走动式管理,晃到你身边时跟你讨论工作状况。也有的老板习惯远程遥控,希望透过Email或是简讯随时知道最新状况。也有老板习惯开会,平时你发一堆Email他根本不会看,要等开会时才会细细倾听。也有老板希望能在电脑的管理系统上主动检视工作或专案的进度状况。既然大家习惯都不同,我们就该以他习惯的方式来跟他沟通。
  
  每个人有各自擅长的资讯接收模式;有人会仰赖视觉取得资讯(在思考时把资讯转回视觉讯息)、有人仰赖听觉思考…这造成同样是文字、图形资讯、话语、或是数字资讯,每个人接受的程度都有落差。不用习惯的方法沟通,对方可能会误解你想表达的本意。要尽快摸清楚老板习惯怎么样的沟通模式。选择正确的方法,才能确保我们想传达的讯息能准确有效地传递出去。
  
  2.让与老板习惯与你的沟通
  
  要让老板安心的另一个重点,就是让他减少「意外感」。所谓意外感,就是会让对方产生非预期反应的因子,这包含时间上的意外感、状况上的意外感、还是模式上的意外感。
  
  上班族们尽量固定工作汇报的时间:将汇报工作进度的时间固定到每周的某一天的某个时段。慢慢的当时间一到,老板会养成听你汇报工作的预期心理,自然会开始累积对我们的信任与安心感。
  
  此外,模式最好也固定。一旦找出老板最习惯的沟通模式,就请尽量固定以那个方式来回报最重要的事情。不要有些事情写Email、有些事情传简讯、有些事情又在会议上报告,太繁杂的沟通模式会让对方无所适从。
  
  3.进度及时跟进,有问题尽早汇报
  
  资讯不透明往往是引发工作纠纷的起源。老板把一份工作交给你,然而两周过去了,却什么进展都没听说,自然会感到焦虑。找你进来问话时脾气可能就不太好,一听进展又不顺,很可能就勃然大怒。如果在平时主动让他知道进度,甚至主动告知坏消息,工作进展遇到的问题,状况可能反而会大不相同。
  
  很多人是看到老板就躲,老板若没问,尽量不让他知道目前工作的进度。要是工作有问题,更是憋着不说,心里想:「老板平时忙,不会注意到自己,就尽量别引起他注意。反正问题早讲一定也会被骂,那还不如尽量掩盖,等到哪天包不住再说。每天被骂,还不如最后被大骂一次就好。」出现小问题的时候憋着不讲,等到真的救不回来,纸包住火时,才出面认罪。
  
  老板这时候通常吃惊又生气。虽然真的没办法拿你怎么样,骂也真的就骂这一次。可是长期而言,你在他心中的信用可能也消耗光了,日后要说服他、影响他的筹码也一并失去了。
  
  如果在工作中过程中什么状况,应尽快告知上司。虽然一开始可能会不高兴,但若你能把问题摆平,老板反而会加深对你的信任,看到你处理事情的能力。就算问题没有办法解决,他也不会因为「突然的惊吓」而爆怒。或许最后这工作还是不如预期,但最少不会失去他对自己的信任。
  
  4.提供全貌但不啰唆
  
  虽然提供目前手上工作进展的全貌是好事,可是并不是要你每天花几小时把每件事情的来龙去脉都交代清楚。老板通常都很忙,也未必有兴趣了解每个小细节。我们定期跟他沟通目前工作的进展必须要讲重点。如果是口头回报,尽量在两三分钟内交代清楚。如果是文字回报,尽量不要超过500字。写的讲的太长了,他可能没耐心全部看完听完,最后等于还是什么都没被他接收到。
  
  我们应该尽量简化描述复杂的工作状况,而不是得花三十分钟交代前因后果来龙去脉。把复杂事情简化,也能让别人觉得我们更专业。尽量把不必要的细节作些删减,讲重点,提供关键资讯。
  
  5.不要只是讲理与辩论
  
  有人在工作上犯了错误,会先花很多力气去想理由。等与老板讨论时解释:「这不是我的错,我是照着你之前的指令做」、或是「我尽力了,都是隔壁部门的XXX不配合...」。换句话说,我们可能担心老板会责怪我们,所以赶快想好理由,并在他还来不及骂我们前,赶快把借口丢出来。甚至尽量要理直气壮,才显得我们的无辜与努力。这方法未必一定不好,毕竟有时候在大公司中,我们的直属主管不是直接经营者,你有个好借口给他,他也好跟他的上级汇报情况。但在80%的情境下,理由太多反而让人感觉是在推卸责任。花去大量的时间辩解事情没做好的原因,而并未提出解决问题的方法,无论从工作效率还是工作态度上来讲,这都是不可取的。
  
  工作中有问题发生时,不要急忙撇清责任讲一堆藉口,老板普遍更重视怎么把问题排除,怎么把事情做对,与其想出一堆借口推卸责任,不如积极想出应对之策,让老板对你刮目相看。
  
  总而言之,与上司沟通,要先了解他的工作沟通习惯,尽量不要让他“遭受惊吓”,常态的让他知道自己工作的状况,有任何问题发生尽早让他知道,这样万一事情变的严重,他也才不会突然得知而感到意外。千万不要抱着“提早讲会被骂“的心态畏首畏尾,自己掩盖起来偷偷处理,最后问题爆发出来,赔上的就是自己的信用。最后,不要花太多心思想藉口,毕竟上司其实对于藉口大多是没兴趣的。真有问题,好好想解决方案,问题若真能解决,那还有机会将功折罪,但若解决不了,讲一堆藉口,也只是给老板心里添堵。认真投入工作,及时汇报进度,尽量提升工作内容的透明度来增加上司对你的信任感,这大概是与上司成功沟通最关键的几件事了。


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